El Departamento de Archivo depende jerárquicamente de la División Legislativa y posee la siguiente estructura interna: 

 

Área de Archivo Legislativo

 

Unidad de Trámite

 

·         Llevar a cabo la apertura y la confección del expediente original y las copias de los proyectos de ley presentados en la Institución.

·         Enviar al Departamento de Servicios Técnicos, una copia del proyecto presentado para la emisión del dictamen técnico y otra a la Imprenta Nacional para su publicación.

·         Actualizar el Sistema de Información Legislativa, con los registros de los proyectos, las leyes y los acuerdos legislativos, que corresponden al Departamento de Archivo, así como confeccionar y mantener actualizadas las fichas de información.

·         Enviar a la Comisión Legislativa correspondiente el expediente (original y copias), una vez publicado o dispensado del trámite de publicación y espera.

·         Estudiar los textos de las leyes, los proyectos de ley y los acuerdos legislativos, para su indización.

·         Custodiar y ordenar los expedientes de las leyes, proyectos desestimados, comisiones especiales, benemeritazgos y nombramientos de magistrados de la Corte Suprema de Justicia y del Contralor, Subcontralor, Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes, entre otros.

·         Mantener un listado con los términos legislativos e indizar los diferentes documentos legislativos que le corresponda tramitar en el marco de sus competencias.

·         Actualizar el sistema de los acuerdos legislativos, incluyendo el registro, el mantenimiento y su indización.

 

 Unidad de Acervo y Consulta

 

·         Atención de usuarios en forma personal, telefónica o vía correo electrónico

·         Proporcionar la documentación que el usuario solicite.

·         Velar por el uso adecuado de la documentación.

·         Preparar y enumerar las cajas para depositar los expedientes de las leyes. Custodiar y ordenar los expedientes de las leyes; así como cualquiera otra documentación del Departamento.

·         Llevar el control de los expedientes prestados fuera del Departamento.

·         Actualizar registros manuales y reconstruir documentos dañados.

·         Unidad Sistema Archivo Legislativo Digital (SALD)

·         Clasificar los expedientes para su inclusión en el Sistema de Archivo Legislativo Digital.

·         Digitalizar los expedientes originales de leyes.

·         Llevar a cabo el control de calidad y la depuración de los documentos procesados. 

 

Área de Archivo Administrativo

 

·         Atención de usuarios en forma personal, telefónica o vía correo electrónico

·         Cumplir con lo establecido en la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, su reglamento y normativa complementaria.

·         Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando así se requiera.

·         Asesorar en el diseño de tablas de plazos, transferencias, selección y eliminación de documentos a los encargados de los Archivos de Gestión.

·         Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la documentación producida y recibida en la Institución.

·         Preparar los instrumentos descriptivos, para facilitar la consulta.

·         Asesorar y capacitar al personal encargado de los archivos de gestión en el manejo de la documentación e información.

·         Coordinar con el Comité Institucional de selección y eliminación de documentos y con los jefes de unidades lo indicado en la Ley 7202 y su reglamento.

·         Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los archivos administrativos, y crear manuales instructivos para ello.

·         Indicar, a los jefes de las oficinas, los requisitos que deben reunir las remisiones de documentos que han de enviarse, para su custodia al Archivo Administrativo.

·         Asesorar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, en materia de su competencia, cuando así se requiera.